Het huwelijk van Monique en Franck was iets uit een sprookjesboek. Het was zorgvuldig gepland, prachtig ontworpen, en alles zag er perfect uit. Echter, achter de schermen weet ik dat er intensieve planning en organisatie moet zijn geweest om ervoor te zorgen dat alle echt speciale aspecten van hun huwelijk soepel verliepen. Zelfs tot in de details ben ik er zeker van dat Monique en haar Bruidsmeisjes een overzicht hadden van het schema voor hun haar- en make-up sessies. Er was waarschijnlijk een tijdlijn voor wanneer de meisjes bij het huis moesten aankomen, wie als eerste make-up zou doen en wie als laatste. Er waren waarschijnlijk specifieke instructies voor alle haarstylisten en make-upartiesten om ervoor te zorgen dat iedereen er prachtig uitzag en dat iedereen een vergelijkbare stijl had. Bovendien moeten ze precies hebben uiteengezet hoe het eten op de tafels moest worden gezet, de bloemen die in elke vaas moesten worden geplaatst, en de muziek die gedurende elk uur van het evenement moest spelen. Naast de planning op de dag zelf, waren er waarschijnlijk ook gedetailleerde bel-lijsten zodat iedereen wist wie te contacteren wanneer er een probleem zich voordeed. Monique en haar Bruidsmeisjes hebben waarschijnlijk veel ritten naar de bloemist gemaakt om de boeketten op te halen zodat er op de trouwdag geen onnodige haperingen zouden zijn. Ze hebben waarschijnlijk ook periodieke “doorlopen” van de kerk en de locatie van de receptie gedaan om ervoor te zorgen dat alles soepel zou verlopen.

Hetgene dat een zo perfect gepland evenement mogelijk maakt, is dat er veel tijd en moeite in het planningsproces gaat. Hetzelfde kan zeker gezegd worden voor een bedrijf dat de tijd heeft genomen om na te denken over de bepalingen van de operationele overeenkomst en statuten. Een uitgebreide operationele overeenkomst en relevante statuten zijn de basis voor de rest van het bedrijf. Net zoals de bruiloftsgasten de rollen en verantwoordelijkheden van hun leden moeten definiëren, moet het bedrijf ook uiteenzetten wie verantwoordelijk is voor het toezicht op verschillende aspecten van het bedrijf. We beschouwen de statuten en de operationele overeenkomst vaak als in wezen hetzelfde. Dit komt omdat beide over het algemeen dienen om te definiëren hoe het bedrijf zal functioneren, zoals hoe aandeelhouders en directeuren worden benoemd en verwijderd, hoe eigendomsbelangen worden verdeeld onder de huidige en toekomstige eigenaren, hoe en wanneer aandeelhouders- en directeurenvergaderingen worden gehouden, hoe het stemproces zal werken, en hoe het bedrijf zal worden beheerd.

Echter, de operationele overeenkomst is specifiek voor de LLC of partnerschap en voor de doeleinden van de staatswet, terwijl de statuten specifiek zijn voor de onderneming en voor aandeelhoudersdoeleinden. Er zijn ook statuten voor verschillende organisaties, niet alleen voor ondernemingen. Echter, Monique’s huwelijk zou meer lijken op de statuten van een commanditaire vennootschap dan op de statuten voor een onderneming omdat ze zich richten op de mensen (zoals de bruiloftsgasten) die werken aan een gemeenschappelijk doel (trouwen). Het kan mogelijk zijn om zowel statuten als een operationele overeenkomst voor een entiteit te hebben als de juiste situatie zich voordoet.

Een operationele overeenkomst hebben is essentieel voor elk bedrijf, zelfs als het een eenmans-LLC is. Net als het huwelijk van Monique en Franck, voorzien veel mensen bepaalde problemen die zich kunnen voordoen niet, dus het hebben van een overeenkomst die onvoorziene omstandigheden behandelt kan je later onnodige hoofdpijn besparen. Bijvoorbeeld, het niet adresseren van wat er gebeurt in het geval van het overlijden van een lid kan leiden tot inter-familie geschillen en juridische strijd. Zelfs zonder een familieconflict zal de LLC of het partnerschap waarschijnlijk onnodig veel tijd en middelen moeten besteden om de verdelingen op te lossen nadat een lid is overleden of plotseling arbeidsongeschikt is geraakt. Daarom is het belangrijk om alle mogelijkheden te anticiperen en ervoor te zorgen dat je de juiste bepalingen hebt om het bedrijf in staat te stellen toekomstige problemen soepel en efficiënt aan te pakken.

Het proces dat individuen en groepen individuen doorlopen om een plan voor het onverwachte te creëren kan worden vergeleken met hoe Monique en Franck hun huwelijksplanning hebben aangepakt. Wanneer een stel trouwt, praten ze over hun vrienden en met wie ze hun speciale dag willen delen en hoe ze willen dat de dag verloopt. Ze bespreken en creëren een gastenlijst, ze praten over de sfeer en het kleurthema van de bruiloft, of ze hun eigen geloften zullen schrijven, wat hun “eerste dans” nummer zal zijn, en wat er zal gebeuren als een van de partijen niet naar het evenement kan komen. Evenzo zullen leden van een LLC of partnerschap praten over hun individuele prioriteiten, de structuur en richting die ze willen dat hun bedrijf opgaat, hoe ze beslissingen zullen nemen over de zaken die het belangrijkst zijn voor elk van hen, en wat er zal gebeuren als iemand vroeg uit het bedrijf wil stappen of arbeidsongeschikt raakt.

Net als de bruiloftplanners van Monique en Franck, moet een bedrijf een duidelijk plan hebben en dat plan communiceren zodat wanneer er onvoorziene omstandigheden zijn, ze de problemen kunnen aanpakken zonder hun algemene doelen uit het oog te verliezen. Uiteindelijk loont het om al die details goed te hebben doordacht.

Voor meer informatie over zakelijke overeenkomsten, kun je de SBA-website bezoeken.