Trouwen-de ceremonie waarna mensen dichtbij je jouw levenslange toewijding aan je partner vieren-is eigenlijk heel vergelijkbaar met conferenties, vooral die waarbij een groot aantal mensen lid is. Tragisch genoeg is dit de tweede keer in drie jaar dat ik een bruiloft heb onder mijn geliefden en ben ik dus zeer vertrouwd met deze overeenkomsten. Een bruiloft, net als een vereniging conferentie, bestaat uit een aantal onderdelen. Er is de planning, het schrijven van de agenda (in dit geval, ceremonie), het inhuren van een coördinator (of planner), het vinden van deelnemers, het repeteren, het verzamelen van benodigdheden, proberen rekening te houden met het onverwachte, diensten verlenen voor een groep, en het inschakelen van gunsten met als doel een visie van het algemene thema uit te voeren op basis van privégesprekken en meningen van een paar mensen. Er zijn een zeer vergelijkbaar aantal bewegende onderdelen, en veel persoonlijkheden die erbij komen kijken.
Hoewel ik veel artikelen heb gezien en gelezen over voorbereiding voor conferenties, voel ik persoonlijk dat bruiloftplanning en conferentievoorbereiding veel gemeen hebben:
- Conferentieprofessionals weten, net als bruiloftprofessionals, wat voor soort planning, timing en uitvoering nodig is voor, tijdens en na een bruiloft. In feite zou een interne advocaat waarschijnlijk een bruiloft veel beter kunnen organiseren dan een stel dat op een planner vertrouwt.
- Tijdmanagementvaardigheden die nodig zijn voor conferentieplanning zijn vergelijkbaar met die voor huwelijksplanning. Gerechtsgebouwen, kerken, feestzalen, privéhuizen en hotels vereisen allemaal een bepaalde hoeveelheid inspanning om goed georganiseerd te worden, en vooruit plannen bespaart niet alleen geld maar ook tijd.
- Net als conferenties moeten bruiloften (of persoonlijke evenementen zoals bar mitswa’s) van tevoren worden ingepland. Natuurlijk trouwen mensen soms spontaan, maar de meest succesvolle huwelijken bestaan vaak uit jaren van planning.
- Conferenties, net als bruiloften, profiteren van een gedetailleerde checklist om de uitvoering van het evenement zelf te vergemakkelijken. Tenslotte, als je een trouwring vergeet, kun je niet zomaar naar een winkel rennen en er een kopen. Je moet ervoor zorgen dat mensen volgens plan zijn opgesteld, en dat ze bepaalde mijlpalen tijdens het evenement zelf bereiken.
- Conferenties, net als bruiloften, profiteren van voorbereiding op het onverwachte. Gasten kunnen een bruiloft verstoren en verpesten, maar een hotel kan hetzelfde doen op een conferentie. Receptionisten en conciërges kunnen worden ontslagen, mensen kunnen vermist raken, en mensen kunnen annuleren. Dingen gaan niet altijd volgens plan.
- Echter, zelfs wanneer het onverwachte gebeurt, moeten de mensen met wie je werkt voor het grote evenement in staat zijn om de logistiek van wat er voor, tijdens of na de bruiloft of vereniging conferentie plaatsvindt, aan te kunnen.
- Communicatie met deelnemers/gasten is essentieel als het gaat om evenementen, of het nu bruiloften of conferenties zijn. Ik vond communicatiemiddelen die door verenigingen worden gebruikt ongelooflijk nuttig, zoals groeps-e-mails en sms-berichten.
- Een verhaal vertellen is belangrijk voor zowel bruiloften als conferenties, en mensen realiseren zich niet altijd dat hun verhalen belangrijk zijn. Het is meer dan alleen “steek je hand op als je dit goedkeurt” of “steek je hand naar voren als je dat niet doet.” De dingen die je gasten, of ze nu een conferentie of een bruiloft bijwonen, delen zijn erg belangrijk voor hen. Vergeet bij het plannen niet dat ze willen voelen dat ze ertoe doen.
- Bruiloften, net als conferenties, bieden volop netwerkmogelijkheden. Van bruidsmeisjes tot platinum sponsors, gasten en deelnemers maken verbindingen met elkaar.
- Soms moeten we onze ervaringen uit het echte leven toepassen op onze conferentievoorbereiding. Die momenten waarop we coherent en zelfverzekerd genoeg zijn om onze ervaringen te nemen en daar nuttige conclusies uit te trekken, zijn belangrijke inzichten in onze vaardigheden als professionals. Het maakt ons niet alleen menselijk, maar ook comfortabeler om voor groepen te spreken, paneldiscussies te houden en artikelen te schrijven.
Dus houd in gedachten dat, hoewel het misschien de gelukkigste dag van je leven is, het besef van de vele overeenkomsten tussen bruiloften en conferenties je zal helpen je beter voorbereid te voelen dan een paar momenten daarvoor.